نحوه ایجاد یک دستور جلسه واقعا مؤثر
جلسات یکی از مهم‌ترین اقدام‌ها در شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها هستند. اما جالب است بدانید، مطالعات نشان داده‌اند، جلسات مهم‌ترین عامل اتلاف زمان در دفاتر کار نیز به شمار می‌روند! دلیل این امر هم بسیار ساده است، در اکثر جلسات، خبری از دستور جلسه (Agenda) نیست؛ در واقع هدفی برای برگزاری جلسات در نظر گرفته نشده است. بنابراین از آنجایی که موضوع مشخصی برای بحث و گفتگو وجود ندارد، جلسات ساعت‌های متمادی به طول می‌انجامند و نتایج دلخواه را نیز در پی نخواهند داشت.
اما آیا راهی برای مقابله با این مشکل وجود دارد؟
بله، یک دستور جلسه تشکیل دهید. به این ترتیب نه تنها از اتلاف زمان و نیروی انسانی جلوگیری می‌کنید؛ بلکه از آنجایی که همه چیز از پیش مشخص شده است، شرکت‌کنندگان نیز زمان کافی برای آمادگی‌های لازم جهت حضور در جلسه را خواهند داشت. این امر میزان مشارکت نیروها را به مراتب افزایش می‌دهد.
ما با بررسی ۶ میلیون جلسه به این نتیجه رسیدیم که روی هم رفته جلساتی که با یک دستور جلسه تشکیل شده‌اند، در مقایسه با جلساتی که بدون دستور جلسه برگزار شده‌اند غالبا ۸ دقیقه زودتر به پایان رسیده‌اند.
اگر تصور کنیم که یک فرد معمولی در طول روز در ۵ جلسه شرکت می‌کند، این میزان ۳.۳ ساعت زمان اضافه در اختیار فرد می‌گذارد!
اگر تا به حال دستوری برای جلسات تهیه نکرده‌اید، شاید کمی گیج‌کننده باشد. اما نیازی به نگرانی نیست، چرا که در این مقاله به بررسی نکاتی می‌پردازیم که به تولید یک دستور جلسه تمام و کمال می‌انجامد. برویم سراغ تدوین دستور جلسه …